OnmasaBirden fazla seans içeren bir hizmette, bugünkü randevunun tamamlanması sonraki ziyaretin de planlandığı anlamına gelmez. Müşterinin ne zaman tekrar geleceği, hangi hizmet için kayıt açılacağı ve hangi çalışanla devam edileceği ayrıca netleştirilmelidir.
Güzellik salonu seans randevu takibi için takvim düzeniyle uzman değerlendirmesini birbirinden ayırın. Seans aralığına ilişkin kararı ilgili uzmana bırakın; sizin randevu akışınız, bu karar doğrultusunda müşterinin uygunluğunu ve çalışan takvimini eşleştirsin.
Tek randevu ile seans planını ayırmak
Tek randevu, belirli bir gün ve saatte yapılacak ziyareti gösterir. Seans planı ise sonraki ziyaretlerin nasıl değerlendirileceğine ilişkin daha geniş bir çerçevedir; bunları aynı bilgi gibi ele almayın.
Bir sonraki tarih konuşulmuş olsa bile müşterinin onayı yoksa kesinleşmiş randevu saymayın. Ekip içinde “önerilen tarih”, “müşteri yanıtı bekleniyor” ve “onaylandı” gibi durumları birbirinden ayırın.
Bu ayrımı kullanmak için özel bir araç varsaymanız gerekmez. Ortak çalışma düzeninizde her kaydın güncel durumunu anlaşılır biçimde belirtmeniz ve sorumlu çalışanı belirlemeniz yeterlidir.
Müşteriye de mevcut randevuyla sonraki ziyaretin durumunu ayrı açıklayın. “Bugünkü randevunuz tamamlandı; sonraki ziyaret için uygun tarihinizi henüz kesinleştirmedik” gibi bir özet yanlış anlaşılmayı önler.
Seans aralığını neden uzman belirlemeli?
Takvimde erken bir boşluk olması, sonraki seansın o tarihte yapılması gerektiğini göstermez. Randevuyu alan çalışan veya otomatik yanıt, bütün hizmetler için geçerli tek bir seans aralığı üretmemelidir.
İlgili uzmanın belirlediği zaman çerçevesi varsa tarih aramasını bunun içinde yapın. Henüz değerlendirme yapılmadıysa müşteriye rastgele bir sonraki tarih önermek yerine önce bu bilgiyi netleştirin.
Müşteri daha erken veya daha geç gelmek istediğinde yalnızca takvim açısından cevap vermeyin. Talebi ilgili uzmana iletip uygun tarih çerçevesinin yeniden değerlendirilmesi gerekip gerekmediğini sorun.
Sağlıkla ilgili kişisel uygunluk soruları ayrıca yetkili sağlık profesyoneline yönlendirilmelidir. Takip düzeniniz, salonun randevu planlamasını tıbbi karar yerine geçirmeden yürütmelidir.
Sonraki randevu için gerekli bilgileri toplamak
Yeni ziyaret için önce hangi hizmetin planlandığını doğrulayın. Önceki kaydı aynen kopyalamak yerine çalışanı, süreyi ve müşterinin güncel tercihini yeniden kontrol edin.
Randevu görüşmesinde şu bilgileri netleştirin:
- Sonraki ziyaretin hizmet adı.
- İlgili uzmanın belirlediği tarih çerçevesi.
- Hizmet için ayrılacak randevu süresi.
- Müşterinin uygun olduğu gün ve saat aralıkları.
- Tercih edilen veya hizmeti sunacak çalışan.
- Önerinin müşteri tarafından onaylanıp onaylanmadığı.
Seans sırası salonunuzun takibi için kullanılıyorsa, bu bilgiyi de mevcut kayıtla karşılaştırarak doğrulayın. Eksik geçmişe bakarak “son seans” veya “tamamlandı” gibi sonuçlar üretmeyin.
Randevu almak için gerekli olmayan ayrıntılı sağlık bilgilerini takvim açıklamasına doldurmayın. Randevu bilgisiyle uzman değerlendirmesinin nerede tutulacağını ekip içinde ayrı tanımlayın.
Müşteri bir bilgiyi hatırlamıyorsa tahmin yürütmek yerine ilgili çalışana dönün. Özellikle hizmet adı veya önceki ziyaretin durumu belirsizken yeni kaydı kesinleştirmeyin.
Müşterinin uygunluğu ile çalışan takvimini eşleştirmek
Uzmanın belirlediği çerçeve netleşince müşterinin tercih ettiği zamanları alın. Ardından ilgili hizmeti sunan çalışanın çalışma saatlerini ve mevcut randevularını kontrol edin.
Müşteriye yalnızca gerçekten uygulanabilir seçenekler sunun. Çalışan o gün izinliyse veya hizmet süresi kalan boşluğa sığmıyorsa saati uygunmuş gibi paylaşmayın.
Onmasa, WhatsApp üzerinden hizmetler, süreler, çalışanlar ve çalışma saatlerine göre uygun saati bulup randevuyu panele yazabilir; isteğe bağlı olarak Google Takvim'e de işleyebilir. Seans aralığını belirlemek ise bu takvim işinden ayrı bir uzman kararıdır.
Son onay mesajınızda hizmet, çalışan, tarih ve saat birlikte bulunsun. Müşteri bir seçeneği kabul ettiğinde, önceki önerilerden hangisinin geçerli olduğunu açıkça belirtin.
Uygun zaman bulunamıyorsa müşteriyi rastgele bir güne yerleştirmeyin. Hem tarih çerçevesini hem alternatif çalışan seçeneğini ilgili kişiyle kontrol ederek yeni seçenekler hazırlayın.
Değişen seans tarihlerini kayıt altına almak
Müşteri tarih değiştirmek istediğinde önce mevcut randevuyu bulun. Hangi ziyaretin değiştirildiği belli olmadan yeni kayıt açmak, aynı kişi için birbiriyle çelişen planlar oluşturabilir.
Eski tarih, yeni tarih, değişiklik durumu ve müşterinin onayı anlaşılır biçimde kayıt altında olsun. Henüz yeni saat seçilmediyse bunu kesinleşmiş ziyaret gibi göstermeyin.
Değişiklik, ilgili uzmanın belirlediği zaman çerçevesini etkiliyorsa yeniden değerlendirme isteyin. Müşteriye kendiliğinizden “Gecikmenin bir önemi yok” veya “Artık devam edemezsiniz” gibi karar cümleleri yazmayın.
Değişiklik tamamlandığında tek bir güncel özet paylaşın. Eski randevunun artık geçerli olmadığını ve hangi ziyaretin kesinleştiğini müşterinin açıkça görmesini sağlayın.
Aynı kontrolü çalışan değişikliğinde de yapın. Yeni kişi ilgili hizmeti sunabiliyor mu, ziyaret süresi doğru mu ve müşteri değişikliği kabul ediyor mu sorularını yeniden yanıtlayın.
Randevu paneli ile uzman notlarının sınırlarını ayırmak
Randevu panelinin amacı ziyaretin ne zaman, hangi hizmet için ve kiminle gerçekleşeceğini göstermektir. Panelde bir kayıt bulunması, kişisel değerlendirme yapıldığı veya hizmetin tamamlandığı anlamına gelmez.
Uzman notlarıyla takvim bilgisinin kullanım amacını ekip içinde açıklayın. Her çalışanın mesaj yanıtlarken ihtiyaç duymadığı ayrıntıları randevu açıklamasına eklemek yerine, iş için gerekli kısa bilgileri kullanın.
Bugün mevcut takip düzeninizi inceleyip belirsiz kayıtları işaretleyin. Sonraki tarihi belli olmayanları, müşteri onayı bekleyenleri ve uzman değerlendirmesi gerekenleri ayrı başlıklarda toplayın.
Her başlığa bir sorumlu atayın ve sonraki adımı yazın. Böylece “Müşteriyle biri görüşecekti” gibi sahipsiz notlar yerine, kimin neyi netleştireceği belli olur.
Son olarak tamamlanan ziyaretle planlanan ziyareti karıştırmadığınızdan emin olun. Takvimdeki geçmiş bir kayıt, tek başına müşterinin geldiğini veya ilgili hizmetin uygulandığını kanıtlamaz.
Sık sorulan sorular
Sonraki seans hemen takvime yazılmalı mı?
Önce ilgili uzmanın tarih çerçevesini ve müşterinin uygunluğunu netleştirin. Müşteri onayı olmadan önerilen tarihi kesin randevu saymayın.
Her hizmet için aynı seans aralığı kullanılabilir mi?
Genel bir aralık belirleyip bütün hizmetlere uygulamayın. İlgili uzmanın belirlediği çerçeveye göre randevu seçenekleri hazırlayın.
Müşteri bir seansı ertelediğinde ne yapılmalı?
Tarih değişikliğini kaydedin ve gerekiyorsa ilgili uzmandan yeniden değerlendirme isteyin. Yeni randevuyu müşteriye doğrulatıp eski kaydın durumunu netleştirin.