OnmasaMüşteri, randevusunu aldıktan sonra başka bir işlem isteyebilir veya mevcut hizmetine ek uygulama talep edebilir. Böyle bir durumda yalnızca kayıt üzerindeki hizmet adını değiştirmek, yeni planın uygulanabilir olduğunu göstermez.
Güzellik salonu randevu hizmet değişikliği sürecinde önce talebi netleştirin, ardından süreyi ve uygunluğu yeniden kontrol edin. Eski randevuyu, yeni seçenek müşteriyle kesinleşmeden kaldırmamak; yanlış anlaşılmaları ve gereksiz kayıt kaybını önleyen bir çalışma kuralıdır.
Hizmet değişikliği neden yalnızca isim değişikliği değildir?
Hizmet adı değiştiğinde işlemin kapsamı, süresi ve gerekli çalışan da değişebilir. Aynı başlangıç saati korunabilse bile randevunun bitişi artık farklı olabilir.
Bu fark sıradaki müşteriyi, çalışanın molasını veya ortak kullanılan cihazı etkileyebilir. Dolayısıyla kaydı güncellemeden önce yeni işlemi baştan değerlendirmeniz gerekir.
Eski randevunun uygun olması, yeni hizmetin de uygun olduğu anlamına gelmez. Müşteriye “Değiştirdik” demeden önce talebin uygulanabilirliğini doğrulayın.
Bugün uygulayabileceğiniz ilk adım, değişiklik taleplerine tek bir sorumlunun bakmasını sağlamaktır. Karşılamadaki görevli talebi alabilir; ancak süre veya uygulama konusunda belirsizlik varsa işlemi yapacak çalışanın görüşünü almadan kesin yanıt vermemelidir.
Bu sorumluluk paylaşımını kısa bir notla ekibe duyurun. Vardiya değişiminde bekleyen taleplerin kime aktarıldığı belli olsun.
Ek işlem ile mevcut işlemi değiştirmeyi ayırmak
Müşterinin ifadesi her zaman talebin tamamını anlatmayabilir. “Şunu da yapabilir miyiz?” sorusu ek hizmet anlamına gelebileceği gibi ilk işlemin yerine başka bir hizmet istemek anlamına da gelebilir.
Önce hangi hizmetin korunacağını ve hangisinin kaldırılacağını sorun. Müşterinin kullandığı gündelik ifade ile salondaki hizmet adını eşleştirerek konuşmayı netleştirin.
Talebi değerlendirirken şu bilgileri yazın:
- Mevcut randevunun günü ve başlangıç saati.
- Kayıtlı hizmet ve çalışan.
- Kaldırılması istenen hizmet varsa adı.
- Eklenmesi veya yerine geçmesi istenen hizmet.
- Müşterinin saat ya da çalışan tercihi.
Bu listeyi müşteriye uzun bir form gibi göndermeniz gerekmez. Eksik noktaları kısa sorularla tamamlayın ve karar vermeden önce talebi kendi cümlenizle özetleyerek doğrulatın.
Yeni toplam süreyi belirlemek
Yeni hizmetin süresini güncel hizmet listenizden kontrol edin. Birden fazla işlem isteniyorsa yalnızca isimleri birleştirmeyin; uygulama sırasını ve hazırlık ihtiyacını da değerlendirin.
Eski hizmetin süresini kaldırmadan yeni hizmetin süresini eklemek yanlış bir toplam oluşturabilir. Buna karşılık gerçekten eklenen bir işlemi hesaba katmamak, randevunun planlanandan uzun sürmesine yol açabilir.
Birlikte yapılacak hizmetlerde sürelerin nasıl hesaplanacağını işlemi yapacak çalışanla netleştirin. İşlemlerin aynı anda yürütülebileceğini veya hazırlığın ortak kullanılabileceğini kendiliğinizden varsaymayın.
Başlangıç aynı kalacaksa yeni bitiş saatini belirleyin. Aralık yeterli değilse müşteriye daha kısa sürmesi için acele edileceğini söylemek yerine başka bir saat önerin.
Süre belirsizse değişiklik henüz kesinleşmemiştir. Önce kapsamı açıklığa kavuşturun, sonra uygunluk kontrolüne geçin.
Çalışan ve salon kaynaklarını yeniden kontrol etmek
Yeni hizmeti mevcut çalışanın yapıp yapamayacağını doğrulayın. Çalışan değişmesi gerekiyorsa yeni kişinin takvimini kontrol edin; eski randevunun saatini doğrudan ona taşımayın.
Ardından oda, cihaz ve diğer ortak kaynaklara bakın. Önceki hizmet için ayrılmış alan, yeni işlem için uygun olmayabilir; bu kontrolü manuel kaynak çizelgenizden yapın.
Yeni bitiş saatiyle sonraki randevu arasındaki hazırlık aralığını da değerlendirin. Takvimde üst üste binmeyen iki işlem, oda hazırlığı hesaba katıldığında yine çakışabilir.
Aynı saate uygun alternatif bulunamıyorsa farklı çalışan, başka saat veya başka gün seçeneklerini kontrol edin. Her alternatifi müşteriye sunmadan önce kendi koşulları içinde doğrulayın.
Uygunluk sonucunu talebin notuna ekleyin. Böylece başka bir görevli konuşmayı devraldığında hangi seçeneğin gerçekten kontrol edildiğini anlayabilir.
Müşteriyle yeni planı kesinleştirmek
Müşteriye yalnızca “Uygun” demek yerine yeni planı kısa biçimde özetleyin. Hangi hizmetin yapılacağını, hangi gün ve saatte başlanacağını, çalışanı ve planlanan süreyi birlikte paylaşın.
“Mevcut işleminizin yerine istediğiniz hizmet için şu saati ayırabiliyoruz. Bu değişiklikle devam etmemizi onaylıyor musunuz?” gibi açık bir soru kullanabilirsiniz.
Eski saat korunamıyorsa bunu teklifin içinde belirtin. Müşteri yeni seçeneği kabul etmediyse önceki randevusunun durumunu ayrıca netleştirin; sessizliği değişiklik onayı saymayın.
Onmasa hizmetler, süreler, çalışanlar ve çalışma saatlerine göre uygun saati bulup randevuyu panele yazabilir; mevcut kaydın hizmet değişikliğini kendiliğinden yönettiğini varsaymadan güncelleme adımlarını ekibinizle takip edin.
Onay beklenirken verilen alternatif saati kesinleşmiş kayıt gibi göstermeyin. Geçici not kullanıyorsanız durumunu ve yeniden kontrol gerektirdiğini açıkça belirtin.
Paneldeki eski ve yeni bilgileri kontrol etmek
Müşteri onayından sonra kullandığınız kayıt düzeninde değişikliği uygulayın. Hizmet adıyla birlikte çalışanı, başlangıcı ve bitişi kontrol edin; yalnızca açıklama alanına not düşmekle yetinmeyin.
Panelinizdeki güncelleme yöntemini kullanırken eski kaydın ayrıca aktif kalmadığını doğrulayın. Sisteminiz değişiklik için ayrı kayıt gerektiriyorsa eski randevunun durumunu da açık biçimde düzenleyin.
Google Takvim veya başka bir günlük listeye ayrıca kayıt tutuluyorsa oradaki bilgiyi de kontrol edin. Otomatik eşitleme olduğunu varsaymak yerine kullanılan yönteme göre ilgili kaydı doğrulayın.
Son olarak müşteriye kesinleşen hizmeti ve saati tekrar iletin. Ekibin aynı planı gördüğünden emin olmak için değişen randevuyu günün listesinde yeniden açıp kontrol edin.
Sık sorulan sorular
Hizmet değişirse randevu saati mutlaka değişir mi?
Hayır, yeni hizmetin süresi ve uygunluk koşulları mevcut aralığa sığıyorsa saat korunabilir. Bunu çalışan ve kaynak kontrolünden sonra kesinleştirin.
Müşteri yalnızca ek işlem istiyorsa tekrar onay gerekir mi?
Ek işlemin kapsamını ve oluşturduğu yeni planı müşteriyle doğrulayın. İlk randevunun onayı, sonradan eklenen hizmetin ayrıntılarını otomatik olarak kapsamaz.
Yeni hizmet uygun değilse eski randevuyu iptal etmeli miyiz?
Yeni talebin uygun olmaması, eski randevunun kendiliğinden iptal edildiği anlamına gelmez. Müşterinin mevcut randevuyla devam etmek isteyip istemediğini açıkça sorun.