OnmasaBir randevunun uygun olması için takvimde boşluk bulunması tek başına yeterli değildir. İstenen hizmeti sunan çalışanın, müşterinin tercih ettiği zaman aralığında gerçekten çalışıyor olması gerekir.
Güzellik salonu uzman randevu eşleştirme sürecini düzenlemek için hizmet bilgisiyle çalışan bilgisini birlikte ele alın. Müşterinin tercihini sorun, uygun olmayan seçenekleri baştan ayırın ve çalışan değişikliğini sessizce yapmayın; böylece randevu kaydıyla müşterinin beklediği ziyaret aynı şeyi anlatır.
Her çalışan hangi hizmetleri sunuyor?
İşe mevcut hizmet listenizi ve çalışan adlarını yan yana yazarak başlayın. Her hizmetin karşısına, o hizmeti salonunuzda sunan kişileri ekleyin; herkesin bütün hizmetleri verdiğini varsaymayın.
Listede yalnızca alışkanlıklara dayanmayın. Çalışanlarla tek tek kontrol ederek hangi hizmetleri sunduklarını, hangi işlemler için başka bir kişiye yönlendirme gerektiğini ve tanımların güncel olup olmadığını doğrulayın.
Pratik bir çalışan kaydı şu başlıklardan oluşabilir:
- Müşteriye gösterilen çalışan adı.
- Salon içinde sunduğu hizmetler.
- Çalıştığı günler ve saatler.
- Randevuya kapalı zaman aralıkları.
- Bilgiyi kontrol eden sorumlu kişi.
Bu listeyi mesajlara yanıt veren herkesin ulaşabileceği yerde tutun. Yeni çalışan başladığında yalnızca adını eklemekle kalmayın; hizmet eşleştirmesini de doğrulamadan randevu vermeyin.
Hizmet ile uzmanlık alanını eşleştirmek
Müşterinin istediği hizmet netleşmeden çalışan seçimine geçmeyin. Aynı genel başlık altında farklı hizmetler bulunuyorsa, önce hangi hizmetin istendiğini kısa bir soruyla belirleyin.
Ardından hizmeti sunabilen çalışanları listeleyin. Bir çalışanın takviminde daha erken boşluk bulunması, o kişinin ilgili hizmet için doğru seçenek olduğunu göstermez; önce hizmet eşleşmesi, sonra saat kontrolü yapın.
Müşteriye çalışan hakkında doğrulayamadığınız unvan veya yetkinlik iddiası yazmayın. Salonunuzda gerçekten kullanılan görev tanımını ve sunduğu hizmeti belirtmeniz yeterlidir.
Belirsiz taleplerde seçim yapmaya zorlamak yerine ilgili kişiye danışın. Hizmetin kapsamı netleştiğinde hem çalışanı hem süreyi yeniden kontrol ederek müşteriye uygulanabilir seçenekler sunun.
Ayrıca ekip içinde kullanılan görev adlarıyla müşteriye gösterilen ifadeleri karşılaştırın. Bir unvanın ne anlama geldiği anlaşılmıyorsa, unvanı büyütmek yerine çalışanın sunduğu hizmeti sade biçimde açıklayın.
Müşterinin çalışan tercihini sormak
Bazı müşteriler belirli bir çalışanla devam etmek ister, bazılarıysa uygun saati öncelikli görür. Tercihi tahmin etmek yerine “Özellikle tercih ettiğiniz bir çalışanımız var mı?” diye sorun.
Tercih varsa bunu randevu aramasının başında dikkate alın. Müşterinin adını verdiği çalışanı yalnızca not olarak bırakıp başka bir kişiye kayıt açmayın.
Tercih yoksa seçenekleri tarafsız biçimde açıklayın. “Bu hizmet için uygun olan çalışanlarımızın saatlerini paylaşabiliriz” ifadesi, doğrulanmamış bir kalite sıralaması yapmadan ilerlemenizi sağlar.
Daha önce gelen müşteride de önceki seçimin hâlâ geçerli olduğunu varsaymayın. Kısa bir doğrulamayla aynı çalışanla devam etmek isteyip istemediğini öğrenin ve konuşmanın özetine ekleyin.
Müşteri tercihini değiştirdiğinde mevcut saatin korunacağını söylemeden önce takvime dönün. Yeni çalışanın hizmet süresi veya çalışma aralığı farklı olabilir; son onayı güncel bilgiler üzerinden alın.
Tercih edilen uzman doluysa seçenek sunmak
İstenen çalışan dolu olduğunda müşteriye yalnızca “Yer yok” demeyin. Aynı çalışan için başka gün veya saat, müşterinin onayıyla aynı hizmeti sunan başka çalışan gibi ayrı seçenekler hazırlayın.
Seçenekleri sunarken aralarındaki farkı açık yazın. Bir seçeneğin çalışanı değiştirip diğerinin tarihi değiştirdiğini müşterinin mesajlardan çıkarmasını beklemeyin.
Örneğin “Tercih ettiğiniz çalışanla başka bir gün planlayabiliriz veya bu hizmeti sunan diğer çalışanımızın uygunluğunu kontrol edebiliriz” diyebilirsiniz. Müşteri seçmeden alternatif çalışan adına kesin kayıt oluşturmayın.
Uygunluk ararken müşterinin zaman sınırını da sorun. Yalnızca belirli bir gün gelebiliyorsa kullanamayacağı seçenekleri sıralamak yerine o güne uygun ve doğrulanmış alternatiflere odaklanın.
İzin ve çalışma saati değişikliklerini işlemek
Çalışan izni, vardiya değişikliği veya hizmet saatindeki düzenleme takvime zamanında yansıtılmalıdır. Mesajlara yanıt veren ekibin eski çalışma saatleriyle randevu vermemesi için değişiklik bilgisinin nereye yazılacağını belirleyin.
Değişiklik olduğunda yalnızca yeni randevuları düşünmeyin. Etkilenen mevcut kayıtları da kontrol edin ve müşterinin seçtiği çalışanın hâlâ uygun olup olmadığını doğrulayın.
Çalışan değişmesi gerekiyorsa müşteriye durumu açıklayıp seçenek sunun. Yeni çalışanı veya yeni saati müşteriden onay almadan eski planın yerine geçirmeyin.
Gün sonunda yakın tarihli kayıtlarla çalışma düzenini karşılaştırmak için kısa bir kontrol yapabilirsiniz. Özellikle yeni bildirilen izinleri ve henüz müşteriye iletilmemiş değişiklikleri ayrı bir takip listesinde tutun.
Bu kontrolün sorumlusu belli olsun. Herkesin bir başkasının güncelleme yaptığını varsaydığı bir düzende, doğru bilgi ekipte bulunsa bile randevu kaydına ulaşmayabilir.
Çalışan tanımlarını güncel tutmak
Çalışan tanımı yalnızca isimden oluşmamalıdır; hizmetlerle ve çalışma saatleriyle tutarlı olmalıdır. Aynı kişiyi farklı adlarla kaydetmekten kaçının, müşteri mesajındaki adla paneldeki adın eşleşmesini kolaylaştırın.
Bugün listenizdeki her çalışan için hizmet eşleşmesini ve yakın dönem çalışma saatlerini gözden geçirin. Eksik bilgi varsa tahminle doldurmak yerine sorumlu kişiden doğrulama alın.
Onmasa, WhatsApp üzerinden gelen mesajlarda hizmetler, süreler, çalışanlar ve çalışma saatlerine göre uygun saati bulup randevuyu panele yazabilir. Bu akışa temel olan çalışan ve hizmet bilgilerinin doğru hazırlanması işletmenizin sorumluluğunda kalır.
Son onay mesajında hizmeti, çalışanı, tarihi ve saati birlikte paylaşın. Müşteri bu özeti doğruladığında tercihle kayıt arasında fark kalmadığını da kontrol etmiş olursunuz.
Sık sorulan sorular
Müşterinin çalışan tercihi yoksa ne yapılmalı?
Önce ilgili hizmeti sunan çalışanları belirleyin, ardından uygun saatleri paylaşın. Hizmeti sunmayan bir kişiyi yalnızca takvimi boş olduğu için önermeyin.
Tercih edilen çalışan izinliyse kayıt değiştirilebilir mi?
Müşteriye başka tarih veya uygun başka çalışan seçeneği sunabilirsiniz. Çalışan değişikliğini açıkça belirtip müşterinin onayını alın.
Çalışan listesi ne zaman güncellenmeli?
Hizmet dağılımı, izin veya çalışma saati değiştiğinde güncelleyin. Düzenli kontrol yapmanız, değişiklik anında bilgi girme ihtiyacını ortadan kaldırmaz.