OnmasaBirden fazla berberin çalıştığı dükkânda boş görünen her saat, her müşteri için uygun değildir. İstenen hizmet, çalışan tercihi ve çalışma saatleri birlikte değerlendirilmelidir.
Çok çalışanlı berber randevu yönetimi için önce herkesin aynı bilgiyi kullandığı bir düzen kurun. Müşterinin belirli bir berberi isteyip istemediğini öğrenin, hizmet eşleşmesini kontrol edin ve ancak işlem süresinin tamamı uygunsa saat önerin.
Müşteri belirli bir berberi mi istiyor?
Randevu konuşmasının başında çalışan tercihini sorun. Bazı müşteriler belirli biriyle devam etmek isterken bazıları uygun olan herhangi bir berberi seçebilir.
“Özellikle tercih ettiğiniz bir berber var mı?” sorusu yeterlidir. Müşteri açık bir isim verdiyse bunu genel uygunluk talebi gibi değerlendirmeyin.
Tercih belirtmeyen müşteriye de atanan çalışanı randevu kesinleşirken bildirin. Böylece dükkâna geldiğinde kiminle işlem yapılacağı konusunda belirsizlik oluşmaz.
Daha önce bir çalışanla randevu almış olması, bütün yeni randevularda aynı kişiyi istediği anlamına gelmez. Önceki kaydı yardımcı bilgi olarak kullanın, güncel isteğin yerine koymayın.
Müşteri birden fazla kişiyi kabul ediyorsa bunu not edin. Alternatif ararken aynı soruyu tekrar tekrar sormak yerine, onayladığı seçenekler içinden ilerleyin.
Çalışanların sunduğu hizmetleri eşleştirmek
Her çalışanın hangi hizmetleri sunduğunu ayrı ayrı yazın. Bütün berberlerin listedeki bütün işlemleri yaptığı varsayımıyla randevu dağıtmayın.
Hizmet adlarını ortaklaştırın; aynı işlemin çalışanlara göre farklı isimlerle görünmesini önleyin. Birleşik hizmet varsa, ilgili çalışanın kapsamın tamamını sunabildiğini kontrol edin.
Basit bir eşleştirme listesinde şu bilgiler bulunabilir:
- Çalışanın müşteriye gösterilen adı.
- Sunduğu hizmetler.
- Hizmetler için planlamada kullanılan süreler.
- Çalıştığı günler ve saat aralıkları.
- Mola, izin veya geçici uygunluk notları.
Süreler çalışan veya hizmete göre farklılaşıyorsa bunu kullandığınız planlama yönteminde açıkça gösterin. Aracınız bu ayrımı desteklemiyorsa ek kontrol yapmadan standart sürenin herkese uyduğunu düşünmeyin.
Yeni hizmet eklendiğinde yalnızca hizmet listesini değiştirmeyin. Hangi çalışanların bu hizmet için randevu alabileceğini de güncelleyin.
Çalışma saatleri ve molaları netleştirmek
Dükkânın açık olması, bütün çalışanların o saatlerde uygun olduğu anlamına gelmez. Her kişinin çalışma başlangıcını, bitişini ve planlı aralarını ayrı değerlendirin.
Hizmetin yalnızca başlangıcı değil, bitişi de çalışma aralığına sığmalıdır. Kapanışa yakın boş görünen bir saate uzun işlem yerleştirmeden önce toplam süreyi kontrol edin.
Molaları müşteriye ayrılabilir boşluk gibi göstermeyin. Kullandığınız araçta bu zamanların nasıl kapatıldığını doğrulayın; desteklenmeyen bir işlevin var olduğunu varsaymayın.
İzin veya geçici çalışma değişikliğini öğrendiğinizde aynı gün kayda geçirin. Değişiklik mevcut randevuları etkiliyorsa ilgili müşterileri ayrıca değerlendirin.
Güne başlarken çalışanlardan planı kontrol etmelerini isteyin. Kâğıttaki çizelgeyle kullanılan randevu kaydı farklıysa ilk müşteri gelmeden önce hangi bilginin geçerli olduğunu netleştirin.
İstenen çalışan doluysa alternatif sunmak
Tercih edilen berber uygun değilse müşteriye önce durumu açıkça söyleyin. Farklı çalışanı sessizce atamak yerine hangi alternatiflere açık olduğunu sorun.
Seçenekleri iki ayrı yoldan sunabilirsiniz: aynı çalışanla başka zaman veya aynı zaman aralığında başka çalışan. Müşterinin önceliği belli olmadan bu iki seçeneği birbirinin yerine kullanmayın.
Örnek yanıt şöyle olabilir: “Tercih ettiğiniz berber o aralıkta uygun değil. Aynı kişiyle başka saate mi bakalım, yoksa o gün uygun olan başka bir berberi de değerlendirir misiniz?”
Alternatif çalışanın istenen hizmeti sunduğunu kontrol edin. Yalnızca takvimi boş diye hizmet eşleşmesi olmayan kişiye yönlendirme yapmayın.
Müşteri seçenekleri değerlendirirken uygunluk değişebilir. Son onay geldiğinde aralığı yeniden kontrol edin ve kabul edilmeyen önerileri randevu kaydı gibi tutmayın.
Çalışan değişikliğinde müşteri onayı almak
Kesinleşmiş randevunun çalışanı sonradan değişmek zorunda kalabilir. Bu durumda kayıt üzerinde sessizce isim değiştirmek yerine müşteriye ulaşın.
Değişikliğin randevuya etkisini açıklayın; gereksiz kişisel ayrıntılar paylaşmayın. Yeni çalışanı, saatin korunup korunmadığını ve hizmet kapsamının aynı olup olmadığını belirtin.
Müşteriye diğer seçenekleri de sunun. Aynı çalışanla başka gün veya uygun başka çalışanla devam etme imkânı varsa değerlendirmesini isteyin.
Yanıt gelmediğinde değişikliği kabul edilmiş saymayın. Konuşmayı bekleyen işlem olarak takip edin ve dükkân içindeki sorumlu kişiyi bilgilendirin.
Onay geldiğinde esas kaydı düzeltin ve müşteriye son özeti gönderin. Önceki çalışan adının başka bir takip listesinde kalmadığını kontrol edin; ekip aynı randevuya iki farklı kişi atamasın.
Çalışan bilgilerini tek kayıtta düzenlemek
Hangi çalışan kaydının güncel olduğunu herkes bilmelidir. Bir kişinin değişikliği mesajla bildirmesi, başka kişinin eski çizelgeden randevu vermeye devam etmesini önlemez.
Bu akışı WhatsApp üzerinden yürütmek isterseniz Onmasa, hizmetler, süreler, çalışanlar ve çalışma saatlerine göre uygun saati bulur ve randevuyu panele yazar.
Kurulumda verdiğiniz bilgileri gerçek çalışma düzeninizle karşılaştırın. İzin, mola veya istisna gibi ayrıntıların kullandığınız yöntemde nasıl yönetildiğini ayrıca doğrulayın.
Çalışan tercihi olmayan talepler için de bir dağıtım kuralı belirleyin. Örneğin uygun çalışanlar arasında sırayla değerlendirme yapabilirsiniz; bu, sizin uygulayacağınız bir işletme kuralıdır, yazılımda otomatik bulunduğunu varsaymayın.
Dağılımı incelerken yalnızca randevu sayısını karşılaştırmayın. Hizmet sürelerini, çalışanların açık olduğu zamanları ve müşterilerin açık tercihlerini de dikkate alın; eşit kayıt sayısı her zaman aynı iş yükünü göstermez.
Sık sorulan sorular
Müşteri çalışan tercihi belirtmezse ne yapılmalı?
Önce hizmeti sunabilen ve işlem boyunca uygun olan çalışanları belirleyin. İşletmenizin dağıtım kuralına göre seçim yapıp çalışanı müşteriye bildirin.
Tercih edilen berber doluysa doğrudan başka biri atanabilir mi?
Önce müşterinin alternatif çalışanı kabul edip etmediğini sorun. Tercih edilen kişiyle başka saat seçeneğini de uygunluk varsa paylaşın.
Çalışanın vardiyası değişince mevcut randevular ne olur?
Etkilenen kayıtları tek tek kontrol edin ve gerekiyorsa müşterilerle yeni düzeni netleştirin. Vardiyayı güncellemenin mevcut randevuları kendiliğinden çözdüğünü varsaymayın.