OnmasaBayram öncesinde aynı saatleri isteyen müşteriler, uzayan hizmetler ve dükkâna uğrayarak sıra soranlar aynı anda çoğalabilir. Sorun yalnızca talebin artması değil, verebileceğiniz hizmet ile söz verdiğiniz saatlerin birbirinden uzaklaşmasıdır.
İşletmenizde berber bayram öncesi randevu planlama düzenini kurarken başlangıç noktanız mesaj sayısı değil, gerçek çalışma kapasiteniz olmalıdır. Bugün yapacağınız birkaç kayıt düzenlemesi, yoğun günlerde hangi talebi kabul edebileceğinizi daha açık görmenizi sağlar.
Yoğun günlerin kapasitesini gerçekçi hesaplamak
Önce bayram öncesi çalışacağınız günleri ve her çalışanın dükkânda bulunacağı saatleri ayrı ayrı yazın. Açılış ile kapanış arasındaki bütün zamanı randevuya ayırmayın; molaları, hazırlığı ve temizlik ihtiyacını da plana ekleyin.
Çalışan sayısını koltuk sayısıyla aynı kabul etmeyin. Boş koltuk bulunması, o saatte hizmet verebilecek uygun bir çalışan olduğu anlamına gelmez.
Her gün için şu bilgileri tek yerde görünür tutun:
- Hizmet verecek çalışanlar ve çalışma aralıkları.
- Sunulacak hizmetler ve ayrılacak süreler.
- Molalar, kapalı saatler ve hazırlık aralıkları.
- Kesinleşmiş randevular ve kalan uygun zamanlar.
Kapasiteyi hesapladıktan sonra son kabul saatini de belirleyin. Kapanışa yakın bir boşluk, müşterinin istediği hizmetin tamamı o aralığa sığmıyorsa kullanılabilir randevu değildir.
Hizmet sürelerini kısaltmadan takvim oluşturmak
Yoğunluk arttığında her kesimi daha kısa bir aralığa yerleştirmek cazip görünebilir. Ancak takvimde süreyi azaltmanız, hizmetin gerçekten daha erken biteceği anlamına gelmez.
Saç kesimi, sakal bakımı ve birlikte istenen işlemler için ayrı süreler kullanın. Kesim bittikten sonra çalışma alanının bir sonraki müşteriye hazırlanması gerekiyorsa bu zamanı da hesaba katın.
Günün bütün boşluklarını peş peşe doldurmadan önce önceki yoğun günlerde nerede sarkma yaşandığına bakın. Sürekli geciken bir hizmeti aynı kısa aralıkla planlamak yerine ayrılan süreyi düzeltin.
Çalışma saatlerini uzatmayı düşünüyorsanız bunu çalışanlarla önceden netleştirin. Henüz kararlaştırılmamış ek mesaiyi müşteriye uygun saat gibi sunmayın; açık olmayan kapasite üzerinden söz vermeyin.
Bir müşterinin saç ve sakal istediğini son anda öğrenmek de takvimi değiştirebilir. Bu yüzden hizmet kapsamını saat vermeden önce sorun ve randevu kaydında açıkça belirtin.
En çok istenen saatlere alternatif sunmak
İş çıkışı veya bayramdan önceki son gün herkes için uygun olmayabilir, fakat bu saatlere çok sayıda talep gelebilir. Dolu bir saate belirsiz bir söz vermek yerine gerçekten uygun olan seçenekleri paylaşın.
Alternatifleri yalnızca saat olarak değil, gün ve çalışan bilgisiyle birlikte yazın. Müşterinin belirli bir çalışan tercihi varsa bunu değiştirmeden önce kendisine sorun.
Örneğin, “İstediğiniz saat dolu; aynı gün daha erken bir saat veya önceki gün için uygunluk kontrol edebiliriz” diyebilirsiniz. Ardından hizmet süresinin tamamının sığdığı seçenekleri kontrol ederek iletin.
Müşteri seçeneklerden birini seçmeden randevuyu kesinleşmiş saymayın. Yanıt geldiğinde de uygunluğu yeniden kontrol edin; bu arada başka bir talep kayda alınmış olabilir.
Teklifin sonuna hangi yanıtı beklediğinizi ekleyin. “Hangi gün ve çalışan seçeneğini tercih edersiniz?” sorusu, yalnızca boşlukları sıralamaktan daha net bir sonraki adım oluşturur.
Randevulu müşteriler ile gelen sırayı ayırmak
Kapıdan gelen müşteriye “Araya alırız” demeden önce sıradaki randevuyu kontrol edin. Şu anda boş görünen koltuk, biraz sonra başlayacak uzun bir hizmet için ayrılmış olabilir.
Randevusuz gelenleri ayrı bir bekleme listesinde izleyebilirsiniz. Bu listeyi kesin saat verilmiş randevularla aynı biçimde tutmayın; müşteriye sırada beklemekle belirli bir saatin onaylanmasının farklı olduğunu açıklayın.
Bekleme süresini kesin bilmiyorsanız dakikası dakikasına söz vermeyin. Önce mevcut hizmetin durumunu ve yaklaşan randevuları inceleyin, ardından müşterinin bekleyip beklemeyeceğine karar vermesine yardımcı olun.
Dükkândaki bütün çalışanlar aynı ayrımı kullanmalıdır. Bir kişinin “Bekleyebilirsiniz” dediği müşteriye diğerinin kesin saat vermesi, kayıt düzenli olsa bile karışıklık yaratabilir.
Dolu günler için net yanıt örnekleri
Dolu günlerde kısa yanıtlar kullanabilirsiniz; ancak müşterinin ne yapacağını anlamasını sağlayacak bilgiyi koruyun. “Doluyuz” demek yerine hizmeti, tercih edilen günü ve olası alternatifi konuşmayı sürdürün.
“İstediğiniz gün için uygun saatimiz kalmadı. Dilerseniz başka bir gün için saç kesimi uygunluğunu kontrol edelim” yanıtı kullanılabilir.
Henüz kesinleşmeyen bir talep için “Bu saat yalnızca öneridir; tercihinizi ilettiğinizde uygunluğu yeniden kontrol ederek randevunuzu netleştireceğiz” diyebilirsiniz. Kesinleşen kayıtta ise gün, başlangıç saati, hizmet ve çalışan bilgisini birlikte paylaşın.
Bu akışı WhatsApp üzerinden yürütmek isterseniz Onmasa, işletmenizin kendi numarasına gelen mesajları yanıtlayıp hizmet süreleri, çalışanlar ve çalışma saatlerine göre uygun saati bulur ve randevuyu panele yazar.
Yoğunluk sonrası kayıtları değerlendirmek
Yoğun gün bittiğinde yalnızca kaç kişiye hizmet verdiğinize bakmayın. Hangi hizmetlerin uzadığını, hangi saatlerin çok istendiğini ve hangi yanıtlarda tekrar soru geldiğini de not alın.
Bu değerlendirmeyi çalışanlarla kısa bir görüşmede yapın. Bir sonraki yoğun dönem için hizmet sürelerini, mola yerleşimini veya kullanılan mesajları somut kayıtlara göre değiştirin.
Bugün başlayabileceğiniz en küçük adım, yarının bütün randevularını çalışan ve hizmet süresiyle birlikte kontrol etmektir. Eksik bilgileri önceden tamamlamak, yoğunluk sırasında karar vermekten daha düzenli bir başlangıç sağlar.
Sık sorulan sorular
Bayram öncesi normalden fazla randevu almalı mıyız?
Yalnızca gerçek çalışma kapasiteniz uygunsa ek randevu kabul edin. Uygun sayı işletmenize göre değişir; hizmet sürelerini kısaltarak takvimde yer açmayın.
Randevusuz müşterileri tamamen geri çevirmek gerekir mi?
Hayır; mevcut randevuları etkilemeyen uygunluk varsa hizmet verebilirsiniz. Bekleme listesi ile kesinleşmiş randevuyu birbirinden açıkça ayırın.
Müşteri yalnızca akşam gelebiliyorsa ne önerilebilir?
Uygun başka bir günün akşamını veya müşterinin kabul edeceği başka bir çalışanı kontrol edin. Gerçekte boş olmayan bir saat için kesin söz vermeyin.